Datenschutz

Verantwortliche

RUUMÉ GmbH
Wildrosenweg 22, 81929 München, Deutschland
Vertreten durch Geschäftsführer Bastian Stölten
bs@ruume.de · +49 151 4493 0708

Rückmeldung zu einer Golfrunde

Wir verarbeiten deine E-Mail-Adresse und deine Zu- oder Absage. Bei einer Zusage fragen wir außerdem Vor- und Nachname, Unternehmen beziehungsweise Branchenbezug und die Teilnahme am Essen ab. Golfclub und Handicap sind freiwillig. Diese Angaben dienen der Organisation von Flights und Abendessen. Zu- und Absagen werden direkt gespeichert und sind sofort im geschützten Organisationsbereich für die Crew sichtbar. Ein zusätzlicher Bestätigungsklick ist dafür nicht erforderlich. Du erhältst eine Eingangsbestätigung und Bastian eine organisatorische Benachrichtigung per E-Mail, über Brevo. Ohne die erforderlichen Angaben können wir deine Zusage nicht zuordnen.

Für die angefragte Teilnahme ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Organisatorisch erforderliche Angaben werden dem zuständigen Organisationsteam und, soweit für Startzeiten oder Essen notwendig, dem jeweiligen Golfclub beziehungsweise der Gastronomie bereitgestellt. Eine Terminabsage beendet nicht automatisch deine Netzwerk-Mitgliedschaft.

Einladungen zum Netzwerk

Die Aufnahme für zukünftige Einladungen erfolgt freiwillig auf Grundlage deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Dafür werden Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen beziehungsweise Branchenbezug, Golfclub, aktuelles Handicap und der Anmelde- und Bestätigungsstatus gespeichert. Golfclub und Handicap sind bei der Netzwerk-Anmeldung Pflichtangaben und dienen der Vorbereitung unserer Golfrunden. Erst nach deiner E-Mail-Bestätigung wird die Anmeldung aktiv. Du kannst die Einwilligung jederzeit für die Zukunft über den Abmeldelink oder per E-Mail widerrufen. Eine Netzwerkabmeldung storniert keine bestehende Eventzusage.

WhatsApp-Gruppe

Wenn du die optionale Aufnahme in unsere WhatsApp-Gruppe auswählst, speichern wir zusätzlich deine Mobilnummer und deinen Teilnahmewunsch auf Grundlage deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). In einer WhatsApp-Gruppe sind deine Mobilnummer, dein Profilname und deine Beiträge für die übrigen Gruppenmitglieder sichtbar. Die Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegenüber RUUMÉ widerrufen und die Gruppe selbst verlassen. WhatsApp wird erst über einen separaten Einladungslink geöffnet; wir fügen niemanden ohne diesen Beitrittsschritt automatisch einer Gruppe hinzu.

Versand mit Brevo

Wir verwenden Brevo für Netzwerkeinladungen, Bestätigungslinks, persönliche Crew-Einladungen und organisatorische Benachrichtigungen. Dazu übermitteln wir insbesondere E-Mail-Adresse, Namen und die für den jeweiligen Versand erforderlichen Inhalte. In der getrennten Mulligan-Kontaktliste werden außerdem Unternehmen, Golfclub und Handicap abgeglichen. Bestätigte Netzwerk-Anmeldungen und manuelle Änderungen werden mit der getrennten Mulligan-Liste abgeglichen. Abmeldungen entfernen die Listenzuordnung; vollständige Löschungen entfernen auch die Mulligan-Kontaktattribute. Andere Verteilerzuordnungen bleiben bestehen. Bei Verbindungsfehlern wird der Auftrag bis zur nächsten erfolgreichen Verarbeitung gespeichert. Nicht erfolgreich übergebene E-Mails bleiben zur erneuten Verarbeitung gespeichert. Informationen des Anbieters zu Datenschutz, Auftragsverarbeitung und Unterauftragnehmern findest du unter https://www.brevo.com/de/legal/privacypolicy/. Brevo gibt an, seine Datenbanken innerhalb der Europäischen Union zu speichern. Dies bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche Verarbeitungsvorgänge und Zugriffe auf die EU beschränkt sind.

Website und technische Daten

Beim öffentlichen Aufruf müssen IP-Adresse und technische Verbindungsdaten für die Auslieferung und Absicherung der Seite verarbeitet werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse ist ein stabiler und sicherer Betrieb. Die Website wird über OpenAI Sites und Cloudflare bereitgestellt. Dabei werden Website-Inhalte, Formularangaben und Organisationsdaten in der bereitgestellten Datenbank verarbeitet. Das eingebundene Hero-Video und die Bilder werden über dieselbe Website ausgeliefert; es wird kein externer Video-Player geladen. Informationen der Plattformanbieter: https://openai.com/policies/privacy-policy/ und https://www.cloudflare.com/privacypolicy/.

Persönlicher Organisationsbereich

Für eingeladene Crew-Mitglieder speichern wir Namen, E-Mail-Adresse, Rolle und einen gesalzenen Passwort-Hash. Das Passwort selbst wird nicht gespeichert. Aktivierungslinks sind sieben Tage gültig und nur einmal verwendbar. Angemeldete Crew-Mitglieder können Kontaktdaten und Rückmeldungen einsehen und bearbeiten sowie Veranstaltungen verwalten. Bei Kontakten kann die beste Kontaktperson aus der Crew hinterlegt werden. Manuell dokumentierte Einwilligungen werden mit Bearbeiter und Zeitpunkt gespeichert. Bastian Stölten verwaltet als Super-Admin die Zugänge und allein die Brevo-Verbindung. Testanmeldungen sind von echten Rückmeldungen getrennt. Zur Begrenzung missbräuchlicher Anfragen wird die IP-Adresse in gehashter Form mit dem Anfragezeitpunkt gespeichert.

Export-Historie und Tabelleneinstellungen

Beim Export einer Kontaktliste protokollieren wir Namen und E-Mail-Adresse des Crew-Mitglieds, Zeitpunkt, Dateinamen, Anzahl der exportierten Kontakte und die verwendete Filterauswahl. Dies dient der Nachvollziehbarkeit von Datenzugriffen und dem Schutz der Netzwerkdaten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Heruntergeladene Listen liegen außerhalb der Website und dürfen nur für die Organisation des Netzwerks verwendet werden. Die Crew muss nicht mehr benötigte Kopien selbst löschen.

Vom Crew-Mitglied gewählte Spaltenbreiten und ausgeblendete Spalten werden im lokalen Browserspeicher gespeichert, damit die gewünschte Tabellenansicht erhalten bleibt. Sie bleiben bis zum Löschen der Website-Daten im Browser gespeichert und werden nicht für Werbung verwendet.

Cookies, Bilder und LinkedIn

Der geschützte Crew-Bereich setzt nach Anmeldung ein technisch erforderliches Sitzungscookie für acht Stunden. Die aktuelle Mulligan-Seite verwendet keine externen Analyse- oder Werbepixel und keine eingebetteten LinkedIn-Plugins. Bilder einschließlich der Team-Porträts werden lokal mit der Website ausgeliefert. Erst wenn du einen Profil-Link anklickst, öffnest du LinkedIn; dort gelten dessen Datenschutzhinweise. Schriftarten werden über vorhandene Systemschriften dargestellt. Zusätzliche einwilligungspflichtige Dienste sind derzeit nicht eingebaut.

Eigene Website-Statistik

Wir erfassen auf öffentlichen Informations- und Anmeldeseiten Seitenaufrufe, den Tag, eine grobe Herkunftskategorie und die Displaygrößenklasse. Zweck ist die Bewertung und Verbesserung unseres Angebots; Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Es werden keine Statistik-Cookies oder Kennungen im lokalen Browserspeicher gesetzt. Eine zufällige Kennung besteht nur im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite und dient einer ungefähren Zählung von Browser-Aufenthalten. Sie wird serverseitig für bis zu drei Kalendertage vorgehalten und beim nächsten Statistik-Aufruf bereinigt. Die Statistik speichert keine IP-Adressen, vollständigen Referrer, URL-Parameter oder Formulareingaben. Technische Verbindungsdaten fallen unabhängig davon beim Hosting an. Tagesweise zusammengefasste Werte werden für bis zu 91 Kalendertage vorgehalten und beim nächsten Statistik-Aufruf bereinigt und sind nur für angemeldete Crew-Mitglieder sichtbar. Die Bereinigung erfolgt bei Statistik-Aufrufen. Do Not Track wird beachtet; angemeldete Crew-Mitglieder werden nicht erfasst. Eine Wiedererkennung über Geräte oder Tage hinweg erfolgt nicht.

Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Eventdaten, Essenswünsche, Zu- und Absagen sowie die Teilnahmehistorie werden sechs Kalendermonate nach dem Veranstaltungstermin gelöscht. Rein zusammengefasste Zahlen können erhalten bleiben. Dokumentierte offene Ansprüche oder notwendige Aufbewahrungsfälle können eine begrenzte, gesonderte Speicherung rechtfertigen.

Netzwerkprofile bleiben während der Mitgliedschaft gespeichert. Nach einer Abmeldung wird der Versand beendet; nicht mehr erforderliche Profildaten werden nach 30 Tagen entfernt. Eine bestehende Eventzusage bleibt bis zum Ablauf der eventbezogenen Frist erhalten. Eine minimale Abmeldesperre mit E-Mail-Adresse verhindert die versehentliche erneute Aufnahme aus alten Listen. Ihre weitere Erforderlichkeit wird jährlich organisatorisch überprüft. Notwendige Einwilligungs- und Widerrufsnachweise werden getrennt von den aktiven Profildaten bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach dem Widerruf aufbewahrt, soweit nicht dokumentierte offene Ansprüche eine längere Aufbewahrung erfordern.

Die Export-Historie wird nach sechs Kalendermonaten gelöscht. Crew-Zugänge werden beim Ausscheiden gesperrt und die Sitzungen entzogen; gesperrte Kontodaten werden nach 30 Tagen entfernt. Sofortige manuelle Löschung ist ebenfalls möglich. Heruntergeladene Excel-Dateien werden durch die Crew nach Zweckerfüllung, regelmäßig spätestens 30 Tage nach der Veranstaltung, gelöscht, sofern kein anderer konkreter Organisationszweck ihre Speicherung erfordert.

Die automatisierte Bereinigung wird beim Aufruf des angemeldeten Organisationsbereichs ausgeführt. Wird dieser nicht aufgerufen, erfolgt die Löschung beim nächsten Aufruf; eine tägliche zeitgesteuerte Ausführung ist nicht eingerichtet. Die genannten Abläufe betreffen die Website-Datenbank und den veranlassten Brevo-Kontaktabgleich. Kopien in E-Mail-Postfächern, lokale Exporte und die getrennten Sicherungs- oder Protokollsysteme der Dienstleister werden dadurch nicht automatisch gelöscht.

Bestätigungslinks sind 24 Stunden gültig. Unbestätigte Anfragen werden beim nächsten Aufruf des Organisationsbereichs gelöscht, wenn ihr Bestätigungslink seit mehr als 30 Tagen abgelaufen ist. Gehashte IP-Zähler werden nach 24 Stunden, abgelaufene Sitzungen unmittelbar und abgelaufene Aktivierungslinks nach einem weiteren Tag auf diesem Weg bereinigt. Erfolgreich übergebene E-Mails werden ohne Nachrichtentext protokolliert; abgeschlossene Versandprotokolle werden nach 30 Tagen beim nächsten Organisationsaufruf gelöscht.

Deine Rechte

Du kannst im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch einlegen; gegen Direktwerbung jederzeit. Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wende dich dazu an bs@ruume.de.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht. Es ist keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung vorgesehen.